Sicherheit und Compliance im Facility Management
Strategien für nachhaltige Risikominderung und gesetzeskonforme Prozesse
In einer zunehmend regulierten und komplexen Umgebung ist die Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen im Facility Management (FM) von zentraler Bedeutung. Betreiber, Eigentümer und Dienstleister stehen unter wachsendem Druck, nicht nur gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen, sondern auch die betriebliche Sicherheit aktiv zu gestalten. Dieser Artikel beleuchtet konkrete Maßnahmen zur Gewährleistung von Sicherheit und Compliance unter Berücksichtigung zentraler strategischer Prinzipien.
a) Kennen Sie die Risiken: Risikomanagement als Grundlage
Effektives Sicherheitsmanagement beginnt mit der systematischen Risikobewertung. Dies umfasst physische Risiken (z. B. Brandschutz, Einbruch, elektrische Anlagen), betriebliche Risiken (z. B. Unterlassung von Wartungen, Fehlbedienungen) sowie rechtliche und haftungsrelevante Gefahren.
Empfehlung:
Führen Sie strukturierte Risikoanalysen nach Methoden wie der Gefährdungsbeurteilung gemäß §5 ArbSchG oder der ISO 31000 durch. Ergänzend sollte ein kontinuierliches Risikoreporting etabliert werden, um neue Gefahrenlagen frühzeitig zu erkennen [BAuA, 2023].
b) Machen Sie sich mit den Vorschriften vertraut: Normen und Regelwerke kennen
Facility Manager müssen mit einem breiten Spektrum an Gesetzen, Normen und Richtlinien vertraut sein, etwa:
● Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
● Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
● DIN-Normen (z. B. DIN EN 15221-2 für FM-Prozesse)
● Brandschutzverordnungen der Länder
● DSGVO im Kontext von Zutrittskontrollen und Gebäudetechnik
Eine regelmäßige Schulung des Personals sowie die Zusammenarbeit mit spezialisierten Compliance-Partnern kann helfen, Verstöße zu vermeiden [BMAS, 2025]
c) Verfolgen und Messen Sie ihre Leistung: KPIs und Audits
Transparenz schafft Vertrauen – Kennzahlen und regelmäßige Audits helfen, Sicherheits- und Compliance-Leistungen messbar zu machen. Relevante KPIs könnten sein:
● Anzahl durchgeführter Wartungen
● Dokumentationsquote von Gefährdungsbeurteilungen
● Anzahl von Zwischenfällen oder Beinahe-Unfällen
● Audit-Ergebnisse nach ISO 45001 oder 9001
Digitale CAFM-Systeme (Computer Aided Facility Management) bieten hier leistungsstarke Tools zur Überwachung und Auswertung [GEFMA, 2019] [GEFMA, 2023].
d) Achten Sie auf blinde Flecken und mögliche Risiken, die übersehen werden könnten
Trotz etablierter Prozesse bleiben blinde Flecken ein unterschätztes Problem: veraltete Gefährdungsbeurteilungen, ignorierte Kleinmängel oder unterschätzte IT-Schnittstellen (z. B. smarte Gebäudetechnik ohne ausreichenden Datenschutz).
Lösungsansatz:
Nutzen Sie interdisziplinäre Teams, führen Sie externe Sicherheitsaudits durch und motivieren Sie Mitarbeitende, Auffälligkeiten über ein internes Melde- oder Vorschlagswesen einzureichen.
e) Gehen Sie in die Tiefe und ins Detail: Dokumentation und Sorgfaltspflicht
Dokumentation ist essentiell für Compliance. Nur wenn Wartungen, Schulungen, Freigaben oder Prüfungen nachvollziehbar dokumentiert sind, können Unternehmen im Ernstfall Nachweise erbringen [DGUV, 2025].
Beispiele:
● Prüfprotokolle nach DGUV V3 (elektrische Betriebsmittel)
● Wartungsnachweise für Aufzüge, Sprinkleranlagen
● Schulungsnachweise für externe Dienstleister
f) Gehen Sie über die Compliance hinaus: Sicherheit als Unternehmenskultur
Compliance sollte kein Minimalziel, sondern ein Basisstandard sein. Wer darüber hinausgeht, stärkt nicht nur die Sicherheit, sondern auch das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitenden.
Best Practices:
● Einführung eines zertifizierten Sicherheitsmanagementsystems (z. B. ISO 45001) [ISO 45001, 2018]
● Etablierung einer Sicherheitskultur durch Schulungen, Posterserien, „Safety Days“
● Integration von ESG-Zielen in die FM-Strategie
g) Lernen und Verbessern Sie: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Sicherheit und Compliance sind dynamische Aufgaben. Neue Technologien, Gesetzesänderungen und interne Vorfälle sollten stets zur Weiterentwicklung des Systems führen. Ein bewährtes Instrument ist der PDCA-Zyklus (Plan–Do–Check–Act), der auch in vielen Normen verankert ist.
Beispiel:
Ein Vorfall mit einem defekten Notausgang sollte nicht nur behoben, sondern im Rahmen des KVP analysiert, systematisch dokumentiert und in zukünftige Prüfpläne integriert werden.
Fazit:
Sicherheit und Compliance im Facility Management sind mehr als nur Checklisten-Themen – sie sind strategische Führungsaufgaben. Wer Risiken kennt, Vorschriften umsetzt, Leistung misst und Lernprozesse etabliert, kann nicht nur gesetzeskonform, sondern auch resilient, effizient und zukunftsfähig agieren.
—
Quellen:
[1] Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), 2023: Risikobewertung im Betrieb.
https://www.baua.de/DE/Themen/Arbeitsschutz-im-Betrieb/Gefaehrdungsbeurteilung
[2] Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS),2025: Übersicht zu Gesetzen und Verordnungen. https://www.bmas.de/DE/Service/Gesetze-und-Gesetzesvorhaben
[3] GEFMA 444, 2019: Richtlinie für CAFM-Software.
https://www.gefma.de/standards/gefma-444
[4] GEFMA 445, 2023: Richtlinie für CAFM-Software
https://www.gefma.de/neue-richtlinie-gefma-445-ermoeglicht-zertifizierung-von-software-fuer-einzelne-fm-prozesse
[5] Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV), 2025: Vorschrift 3.
https://www.dguv.de
[6] ISO 4500, 2018: Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit
https://www.iso.org/iso-45001-occupational-health-and-safety.html
Weiterführende Quellen:
● GEFMA e.V. – Deutscher Verband für Facility Management: https://www.gefma.de
● DIN EN ISO 41001 – Managementsysteme für Facility Management
● TÜV SÜD Whitepaper „Compliance im FM“: https://www.tuvsud.com
● BAuA Datenbank für Arbeitsschutzregelwerke: https://www.baua.de/DE/Angebote/Regelwerk
