Wie können wir unsere Einrichtungen an die schwankende Nachfrage anpassen?

Ein praxisnaher Leitfaden

In einer Zeit, in der Märkte, Arbeitsweisen und Nutzerbedürfnisse einem ständigen Wandel unterliegen, ist es für Unternehmen entscheidend, ihre Gebäude und Einrichtungen flexibel und vorausschauend zu gestalten. Schwankende Nachfrage kann sich auf Flächenbedarf, Energieverbrauch, Ausstattung oder Nutzungsprofile auswirken. Die Antwort darauf ist ein modernes, datengestütztes Facility Management (FM), das nicht nur reaktiv, sondern strategisch proaktiv handelt. Im Folgenden zeigen wir, wie sich Einrichtungen an eine schwankende Nachfrage anpassen lassen – gestützt auf Fachliteratur und aktuelle Studien.

a) Verstehen Sie den Bedarf

Grundlage jeder Anpassungsstrategie ist ein tiefes Verständnis des tatsächlichen Bedarfs. Wer nutzt welche Fläche wann – und warum? Eine umfassende Bedarfsanalyse basiert auf Daten wie Belegungsraten, Nutzerverhalten, Produktivitätskennzahlen und saisonalen Schwankungen.

Praxisbeispiel: Laut einer CBRE-Studie (2021) sind Büroflächen im Durchschnitt nur zu 60 % ausgelastet – vor allem wegen hybrider Arbeitsmodelle. Durch Sensorik und Auswertung historischer Daten können solche Nutzungsmuster sichtbar gemacht und Flächen reduziert oder umgewidmet werden [CBRE, 2021].

b) Facility Management frühzeitig berücksichtigen

Oft wird das FM erst im operativen Betrieb eingebunden – ein Fehler. Denn wer FM schon bei Planung, Bau und Strategieentwicklung berücksichtigt, kann Anforderungen aus Sicht der späteren Nutzung einfließen lassen: modularer Ausbau, skalierbare Flächen, flexible Möbelkonzepte.

Laut IFMA (International Facility Management Association) senkt die frühzeitige Einbindung des FM nicht nur Betriebskosten um bis zu 15 %, sondern ermöglicht auch bessere Performance bei Flächennutzung und Energieeffizienz [IFMA, 2022].

c) Weiträumig denken

Nicht nur kurzfristige Anforderungen zählen. Die strategische FM-Perspektive bezieht Megatrends wie Urbanisierung, Mobilitätswandel, demografischen Wandel oder ESG-Kriterien mit ein. Gebäude müssen so gestaltet werden, dass sie auch in zehn Jahren noch den Anforderungen gerecht werden.

Laut McKinsey (2023) nutzen führende Unternehmen sogenannte „Scenario Planning Tools“, um auf verschiedene Zukunftsszenarien vorbereitet zu sein – z. B. durch multifunktionale Flächen oder mobile Infrastruktur [McKinsey, 2023].

d) Berücksichtigen Sie das Wo

Die Nachfrage schwankt nicht nur über die Zeit – sondern auch räumlich. Standortentscheidungen müssen unter dem Gesichtspunkt Flexibilität getroffen werden: Wie leicht kann ich Personal, Versorgung oder Infrastruktur anpassen? Welche Standorte lassen sich skalieren oder reduzieren?

Der Immobiliendienstleister JLL weist in seinem Global Flex Space Report (2022) [JLL, 2022] darauf hin, dass Unternehmen durch verteilte, kleinere Flächen an mehreren Standorten bis zu 30 % höhere Agilität bei Nachfrageänderungen erreichen.

e) Planen Sie für kurzfristige Schwankungen

Tages- oder saisonabhängige Auslastungen – etwa durch Veranstaltungen, Urlaubszeiten oder externe Auftragsschwankungen – benötigen ein „atmendes“ Gebäudekonzept. Mobile Trennwände, Desk Sharing oder kurzfristig mietbare Räume sind praktikable Lösungen.

IWFM UK (Institute of Workplace and Facilities Management) empfiehlt in seinem Leitfaden zur Flexibilisierung, kurzfristige Bedarfsspitzen durch modulare Services oder On-Demand-Flächen zu decken – in Kooperation mit Co-Working- oder Eventspace-Anbietern [IWFM, 2023].

f) Nutzen Sie die Technologie

Digitale Tools und IoT-Lösungen ermöglichen eine vorausschauende Steuerung und Echtzeit-Reaktion. Sensoren erfassen Raumbelegung, Luftqualität und Energieverbrauch. KI-Systeme prognostizieren Nutzungsänderungen. CAFM-Systeme (Computer Aided Facility Management) liefern belastbare Entscheidungsgrundlagen.

Beispiel: Laut Verdantix (2023) steigert der Einsatz smarter Gebäudeautomation die Energieeffizienz um bis zu 20 % und reduziert Leerstandszeiten durch intelligent geregelte Raumfreigaben [Verdantix, 2023].

g) Der Zeit immer einen Schritt voraus sein

Reaktive Maßnahmen reichen heute nicht mehr aus. Unternehmen, die erfolgreich auf Nachfrageschwankungen reagieren, bauen ein proaktives Facility Management auf: regelmäßige Analysen, Frühwarnsysteme, agile Planung. Szenarioplanung, flexible Budgets und dynamische Dienstleisterverträge schaffen Raum für schnelle Anpassungen.

Laut Gartner (2024) setzen führende Unternehmen verstärkt auf vorausschauende Wartung und Kapazitätsplanung, um im Wettbewerb schneller und resilienter zu reagieren [Gartner, 2024].

Fazit

Die Anpassung von Einrichtungen an schwankende Nachfrage ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Wer Bedarfsmuster versteht, Technologie nutzt und strategisch vorausdenkt, sichert nicht nur Betriebssicherheit und Wirtschaftlichkeit, sondern macht seine Organisation resilient und zukunftsfähig.

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Quellenverzeichnis

[1] CBRE, 2021: The Future of the Office.
https://www.cbre.com/insights/reports/the-future-of-the-office-2021

[2] IFMA, 2022: Operations and Maintenance Benchmarks.
https://www.ifma.org

[3] McKinsey, 2023: Resilient Real Estate: Preparing for Disruption
https://www.mckinsey.com/industries/real-estate/our-insights/resilient-real-estate

[4] JLL, 2022: The Growth of Flex Space.
https://www.us.jll.com/en/trends-and-insights/research/the-growth-of-flex-space

[5] IWFM, 2023: Flexible Workplace Strategies.
https://www.iwfm.org.uk/resource/flexible-workplace-strategies.html

[6] Verdantix, 2023: Smart Building Technology Benchmark.
https://www.verdantix.com/report/smart-building-technology-benchmark-2023

[7] Gartner, 2024: Top Strategic Predictions For Facility Services.
https://www.gartner.com/en/articles/top-strategic-predictions-2024