Wie können wir Einrichtungen im Facility Management optimieren?

Facility Management (FM) spielt eine zentrale Rolle bei der Verwaltung und Optimierung von Arbeitsumgebungen. In einer Welt, in der sich die Anforderungen an Büros und Gebäude kontinuierlich verändern – sei es durch hybride Arbeitsmodelle, Digitalisierung oder Nachhaltigkeitsziele – müssen FM-Verantwortliche neue Wege finden, um Einrichtungen effizienter zu nutzen. Dabei geht es nicht nur um Kostenersparnis, sondern auch um eine bessere Ressourcennutzung, mehr Flexibilität und eine gesteigerte Nutzerzufriedenheit.
Im Folgenden beleuchten wir sechs zentrale Strategien zur Optimierung der Nutzung von Einrichtungen im Facility Management – und denken dabei bewusst über die klassische Rückkehr-ins-Büro-Perspektive (Back to work) hinaus.

a) Denken Sie nicht nur an den Weg zurück ins Büro (back to work)

Die Diskussion um Facility Management darf nicht allein um die Rückkehr ins Büro kreisen. Hybride Arbeitsmodelle und Remote Work haben die Nutzung physischer Räume grundlegend verändert. Büros sind nicht mehr nur Arbeitsplätze, sondern Orte der Begegnung, Kreativität und Zusammenarbeit.
Optimierung bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Räume flexibel, multifunktional und technologiegestützt genutzt werden. Flächen müssen dynamisch anpassbar sein – etwa durch modulare Möbel oder flexible Raumtrennungen – um den unterschiedlichen Anforderungen von Teamarbeit, Einzelarbeit oder Veranstaltungen gerecht zu werden [Deloitte, 2021].

b) Was bedeutet eigentlich „Optimieren“?

Im Kontext des Facility Managements bedeutet „Optimieren“ nicht zwangsläufig „reduzieren“. Vielmehr geht es um eine effiziente, zweckmäßige und nachhaltige Nutzung vorhandener Ressourcen. Dies umfasst unter anderem:
● Kostenoptimierung durch bessere Auslastung
● Raumoptimierung durch flexible Nutzungskonzepte
● Energieoptimierung durch smarte Technologien
● Nutzerzentrierung durch datenbasierte Entscheidungen
Ein optimiertes Gebäude ist kein leerer Raum, sondern ein intelligent genutzter Ort, der den Bedürfnissen seiner Nutzer entspricht – sowohl heute als auch in Zukunft [IFMA, 2025].

c) Schaffen Sie Platz für Maschinen

Die Integration von Automatisierung und digitalen Technologien ist ein Schlüsselfaktor moderner FM-Strategien. Ob Reinigungsroboter, smarte Sensorik für Klima und Licht oder autonome Logistiksysteme – diese Maschinen benötigen Platz, Wartung und eine durchdachte Infrastruktur.
Optimierung bedeutet hier:
● Platz in Lager- und Verkehrsflächen einzuplanen
● Strom- und Datenanbindung vorzubereiten und bereitzustellen
● Mensch-Maschine-Interaktion zu berücksichtigen
Maschinen sind nicht einfach nur Tools – sie verändern, wie wir Räume nutzen und gestalten müssen [McKinsey, 2023].

d) Beobachten und messen Sie Ihre Nutzung

Ohne Daten keine Optimierung. Moderne Sensoren und FM-Systeme ermöglichen die detaillierte Erfassung der Raumnutzung, des Energieverbrauchs oder der Anlagenverfügbarkeit. Diese Daten bilden die Grundlage für faktenbasierte Entscheidungen.
Beispiele:
● Belegungsraten von Besprechungsräumen
● Nutzungsmuster in Gemeinschaftsbereichen
● Energieverbrauch pro Quadratmeter
Durch kontinuierliches Monitoring lassen sich Trends erkennen, Ineffizienzen aufdecken und Maßnahmen zielgerichtet umsetzen [JLL, 2022].

e) Reduzieren oder Wiederverwenden

Nachhaltigkeit ist heute kein „Nice to have“, sondern ein strategisches Muss. Optimierung heißt auch, Material- und Flächenverschwendung zu vermeiden:
● Alte Möbel nicht entsorgen, sondern aufbereiten
● Leere Büroflächen für Coworking oder Zwischenlagerung nutzen
● Mehrweg-Konzepte im Facility-Service fördern
Ebenso wichtig ist die Reduktion von Verbrauchsmaterialien und Energie durch nachhaltige Standards [GEFMA, 2022].

f) Ein Gleichgewicht finden

Letztlich bedeutet Optimierung auch, ein Gleichgewicht zu finden – zwischen Effizienz und Menschlichkeit, zwischen Technologie und Komfort, zwischen Nachhaltigkeit und Praktikabilität.
Ein rein kostenzentrierter Ansatz verfehlt oft das Ziel. Der Mensch muss im Mittelpunkt bleiben: Mitarbeiterinnen, Kundinnen, Partner. Ihre Zufriedenheit, Gesundheit und Produktivität sind entscheidend für den Erfolg jeder FM-Strategie.
Das ideale Facility Management ist daher ganzheitlich, integrativ und vorausschauend – und sieht das Gebäude nicht als starre Struktur, sondern als lebendiges System.

Fazit

Die Optimierung der Nutzung von Einrichtungen im Facility Management ist eine vielschichtige Aufgabe. Es geht nicht nur darum, Kosten zu senken oder Flächen zu reduzieren, sondern um eine intelligente, nachhaltige und menschenzentrierte Gestaltung von Räumen.
Durch die Berücksichtigung neuer Arbeitsmodelle, den Einsatz smarter Technologien, ein starkes Datenfundament und ein ausgeglichenes Verhältnis von Effizienz und Wohlbefinden können Unternehmen ihre FM-Strategien zukunftssicher gestalten.

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Quellen:

[1] Deloitte, 2021: The future of workplace. https://www2.deloitte.com
[2] IFMA (International Facility Management Association), 2025: What is Facility Management? https://www.ifma.org
[3] McKinsey, 2023: Automation in facilities management. https://www.mckinsey.com
[4] JLL, 2022: Smart Buildings and Data-Driven Facilities Management. https://www.us.jll.com
[5] GEFMA, 2022: Nachhaltigkeit im Facility Management. https://www.gefma.de